Как правильно расставить задачи и распланировать время, чтобы в течение недели оставаться эффективным работником, ответственным родителем, прилежным семьянином?.. Да что там! Хотя бы просто человеком, а не белкой в колесе, загнанной лошадью или выжатым лимоном… Такое вообще возможно? Существует множество различных техник и правил тайм-менеджмента (планирования деятельности), которые предполагают оптимальное расходование сил, времени и прочих ресурсов. Расскажем о некоторых из них. О других подробнее можно прочитать на портале «Здоровые люди».
Правило 1–3–5
Это правило не столько помогает планировать время, сколько учит верно расставлять приоритеты.
Суть правила в том, чтобы ежедневно выполнять только одну большую задачу (да, всего одну, но это тот случай, когда тише едешь — дальше будешь), 3 средние и 5 мелких.
Стремиться перевыполнить план не нужно, чтобы к концу рабочей недели финишировать бодрячком, а не полностью обессиленным. Но и недовыполнить нельзя — это именно та ошибка, из-за которой дела копятся и вы рискуете однажды оказаться под их завалом.
Под большой задачей надо понимать дело, которое имеет особую важность и/или срочность и ощутимый расход сил, времени, энергии (например, подготовить и подписать важный документ, закончить доклад для выступления на конференции и т. д.).
К задачам средней важности относятся дела, которые несколько уступают главному или изо дня в день переносятся на потом (например, сделать питомцу плановую прививку, провести инспекцию гардероба, привезти с дачи велосипед и т. д.).
Мелкие дела можно выполнить мимоходом, так как они не требуют много времени и усилий (позвонить и записаться, наконец, на пробную тренировку по боксу, разгрузить посудомоечную машину, отнести собранную макулатуру в специальный контейнер и т. д.).
Список важных дел можно составить на неделю вперед. Так вы будете заранее видеть масштаб проделанной работы, при этом поочередное выполнение ответственных или трудоемких задач не будет в тягость.
Правило трех
Эта техника тайм-менеджмента подойдет тем, кто предпочитает не распыляться по мелочам, а действовать по-крупному.
Принцип планирования сводится к тому, чтобы ежедневно выполнять 3 важные задачи. И никаких там менее важных или совсем неважных дел. Они и так будут выполняться фоном. Ну, или не будут.
Эту же технику, к слову, можно использовать не только для эффективного ежедневного тайм-менеджмента, но и для перспективного планирования. Для этого необходимо обозначить 3 глобальные цели на год, а затем распланировать их достижение по полугодиям (3 цели на 6 месяцев), месяцам (3 задачи на месяц), неделям (3 важных дела в неделю), дням (3 основных пункта для выполнения ежедневно)… Выполнение промежуточных задач — залог достижения глобальных целей.
Правило Pomodoro
Люди, которые в силу разных причин не могут сосредоточиться на работе и часто отвлекаются, больше других страдают от дефицита времени и низкого КПД. Как раз на таких людей ориентирована техника Pomodoro.
Принцип планирования и эффективного использования времени заключается в работе по таймеру. Таймер заводят в прямом смысле: 25 минут активной работы, не отвлекаясь ни на какие посторонние дела: звонки, перекуры, чаепития… Затем 5 минут перерыва, после которого снова 25 минут работы с погружением. Через 4 подхода по 25 минут позвольте себе паузу подольше: минут 15.
Такое четкое чередование работы и отдыха помогает быть более организованным и эффективным. Примечательно, что за 25 минут работник зачастую так втягивается в работу, что уже сам игнорирует отвлекающие факторы.
Правило Pomodoro можно также использовать в качестве дисциплинирующего элемента для выполнения скучной, монотонной работы или дела, которое не вызывает энтузиазма.
Метод поедания лягушек
Фантазии Брайана Трейси, мотивационного оратора и коуча по саморазвитию, можно позавидовать. Ведь именно он придумал метод поедания лягушек, который сегодня является одной из самых популярных и эффективных техник тайм-менеджмента.
«Лягушками» автор называет те ежедневные дела, которые вызывают внутреннее отторжение, нежелание их выполнять, неприятие. Брайан Трейси предлагает именно с них начинать свой день, то есть «съедать лягушку на завтрак».
Смысл в том, что откладывание сложного дела на потом будет держать вас в постоянном напряжении, увеличивая уровень стресса и снижая привычную работоспособность. Зато выполнение трудной, неприятной задачи в самом начале дня дает ощущение упавшей с плеч горы.
Не стоит «есть» больше одной «лягушки» в день — этим можно вызвать «несварение» и надолго выпасть из трудовой обоймы.
Техника канбан
Японский метод эффективного планирования времени, который позволяет визуализировать свою деятельность. В каком-то смысле он сравним с методами планирования семейного бюджета: кажется, что деньги тратятся рационально, а до зарплаты все равно не хватает. Только при скрупулезном учете всех трат оказывается, что многих можно было избежать.
Схожа и суть метода канбан: она заключается в планировании задач и отслеживании их выполнения. Можно использовать специальные мобильные приложения, а можно вести записи на магнитной доске или в планере. Список дел сортируется по трем категориям: «Сделать» (планируемые задачи), «Делаю» (работа в процессе), «Сделано» (завершенные дела).
Визуализация работы помогает эффективнее определять приоритеты, строить краткосрочные и долгосрочные планы, оптимально организовать время.